Infrastruktura do wynajęcia

Nowoczesny obiekt Gmach Rektorska4 należący do Politechniki Warszawskiej znajduje się w Warszawie na południowym Śródmieściu, w bliskiej odległości od stacji metra Politechnika (400 m) oraz dworca kolejowego Warszawa Centralna (1,4 km).

Budynek jest wyposażony w nowoczesną infrastrukturę konferencyjną z doskonałym zapleczem narzędzi informatycznych, jak również w pełni dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Umożliwiamy wynajęcie powierzchni konferencyjnej i infrastruktury na potrzeby konferencji, wydarzeń, warsztatów i szkoleń.

Posiadamy doświadczenie w realizacji zarówno kilkuosobowych kameralnych spotkań jak i wydarzeń na kilkaset osób.

W celu obejrzenia Naszych przestrzeni proponujemy:

zapoznać się z ofertą przygotowaną na stronie Infrastruktura konferencyjno-wystawiennicza,
umówić się na spotkanie z pracownikiem Zespołu Konferencyjno-Wystawienniczego odpowiedzialnym za wynajem przestrzeni.

Droga wynajmu przestrzeni w Gmachu Rektorska4

Jeżeli jesteś zainteresowany wynajęciem przestrzeni konferencyjnej, szkoleniowej bądź wystawienniczej, zapraszamy do kontaktu z Działem Organizacyjnym, z pracownikami wskazanymi obok ->

Prześlij do nas maila z informacjami dotyczącymi planowanego wydarzenia, tj.: forma, termin, nazwa wydarzenia, planowana liczba uczestników, warunki techniczne realizacji wydarzenia, napisz, czy podczas wydarzenia będzie świadczona usługa cateringowa oraz przekaż inne przydatne informacje, które mogą mieć znaczenie organizacyjne i ułatwią dobór odpowiedniej przestrzeni.
Po sprawdzeniu możliwości realizacji wydarzenia: termin, dostępność przestrzeni oraz warunki techniczne, otrzymasz ofertę wynajmu obejmującą proponowaną przestrzeń oraz cenę.
W razie potrzeby zapraszamy przedstawicieli strony zainteresowanej wynajmem, na spotkanie w celu pokazania przestrzeni oraz omówienia warunków realizacji, obowiązujących zasad, przepisów BHP oraz wymogów dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego planowanego wydarzenia.
Po akceptacji, przez Wynajmującego, warunków realizacji wydarzenia dokonywana jest rezerwacja.
W przypadku konieczności sporządzenia umowy, pracownik DORG przekazuje Wynajmującemu projekt umowy do akceptacji, a następnie uruchamiany jest proces jej podpisania.
W przypadku jednostek wewnętrznych PW, sporządzany jest Załącznik do Porozumienia, który po uzupełnieniu niezbędnych podpisów, staje się podstawą do wystawienia noty wewnętrznej po zakończeniu wynajmu.
Min. 3 tygodnie przed terminem realizacji wydarzenia organizowane jest spotkanie, mające na celu doprecyzowania warunków realizacji wydarzenia. Następnie pracownik Zespołu Konferencyjno-Wystawienniczego przesyła e-mail podsumowujący ustalenia dokonane na spotkaniu oraz przesyła dokumentację niezbędną do realizacji wydarzenia, m. in. formularz Organizatora i plany ewakuacyjne.
Przed rozpoczęciem wydarzenia podpisywany jest protokół zdawczo-odbiorczy w części dotyczącej przekazania, upoważnionemu przedstawicielowi Wynajmującego, przestrzeni, wyposażenia i sprzętu niezbędnego do jego realizacji. Po zakończeniu wydarzenia podpisywany jest protokół zdawczo-odbiorczy w części dotyczącej odbioru, od upoważnionego przedstawiciela Wynajmującego, pomieszczeń, wyposażenia oraz sprzętu.
W trakcie wydarzenia, pracownicy techniczni DORG, pozostają w gotowości do udzielenia wsparcia i usunięcia ewentualnych problemów wynikłych w trackie realizacji wydarzenia w infrastrukturze Centrum.
Zakończeniem całego procesu jest sporządzenie dokumentu finansowego (faktura lub nota wewnętrzna) za wynajem przestrzeni w Gmachu Rektorska4.